Morgen-Routine 3.0 – Fokus, Fokus, Fokus

Auf Arbeit angekommen - Fokus von der ersten Sekunde an.

Pflege dein Morgen-Ritual auch gegen Widerstände

Es gibt immer einen Weg. Sei mutig und beschreite ihn.

Effektivität und Effizienz

Tue etwas richtig und tue das Richtige.

Den Rechner einschalten und direkt losgehen und den Wasser-Vorrat auffüllen. Sitz nicht vor dem Rechner und warte, bis du dich anmelden kannst. Finde sinnvolle Dinge, die du schon mal erledigen kannst. Dann kostet das keine Extra-Zeit.

Je nach dem, was du zu tun hast, brauchst du vielleicht auch erst einmal keinen Rechner. Du weißt doch schon, was heute als erstes WICHTIG ist und was als ERSTES angegangen wird. Die Chance, dass du das genauso umsetzen kannst, steigt dramatisch durch Vermeidung von Ablenkung. Konzentriere dich auf das, was du umsetzen möchtest.

Stell dir vor, du schaffst es, jeden Tag die erste Stunde auf Arbeit an genau den ein oder zwei wichtigen Dingen zu arbeiten und jeweils einen großen Schritt vorwärts zu kommen.
Dann vergleiche diese Ergebnis mit den erledigten und erreichten Dingen vom Rest des Arbeitstages und bewerte den Mehrwert für dich, deine Kunden, deine Mitarbeiter. Ich schätze, du wirst feststellen, dass diese erste Stunde WICHTIGES ca. 80% deines Tagesergebnisses liefert. Weiterhin wirst du wahrscheinlich feststellen, dass Projekte und Arbeitspakete viel schneller voran kommen und die Qualität deutlich steigt, obwohl du weniger Stress hast.

Warum hast du weniger STRESS?

Stress entsteht durch DRINGLICHKEIT. Dringlichkeit reduziert Qualität.

Wenn du aber jeden Tag die erste Stunde fokussiert an einem big point arbeitest, werden automatisch die dringlichen Aufgaben weniger.

Hört sich logisch an, aber wie geht das?

Diese Strategie zu verstehen und einzusehen, ist der erste Schritt. Es dauerhaft umzusetzen ist deutlich schwieriger und stößt bei den Kollegen häufig auf Unverständnis.

Hier mein morgentlicher Weg - vielleicht kannst du ja das Eine oder Andere übernehmen oder für dich ableiten:

• Rechner einschalten - parallel Wasser auffüllen, Schreibtisch arbeitsfähig einrichten, das WICHTIGE oben auf.

• SAP starten, um ca. 200 wild verstreuten Daten und Buchungen zusammen zu kopieren. Hier entsteht gut automatisiert mit wenigen Transaktionen und Klicks auf einer Seite ein Soll-Ist-Vergleich des gestrigen Tages mit Monats-Kumulation und Prognose zum Monatsende. Abweichungen sind farblich hervorgehoben. Noch kurze Datenanalyse der Abweichungen und fertig ist die zu liefernde Entscheidungsgrundlage für die tägliche Besprechung zur Prioritätenfindung und Ressourcenverteilung. Während dieser Tätigkeit lasse ich keine Ablenkung zu. Kein Telefon und das E-Mail-Programm mit Terminplaner ist noch geschlossen.
  An dieser Besprechung nehme ich möglichst wenig und oder nur teilweise teil, wenn die aufgezeigten Abweichungen direkte Maßnahmen verlangen. Die für meine Arbeit relevanten Informationen kommen eh zu mir bzw. meine Person betreffende Aufgaben erreichen mich schneller, als mir lieb ist.
• Dann gibt es noch eine weitere Routine innerhalb der Fertigung.

Die zwingend notwendigen Dinge, damit meine Kollegen vernünftig und fundiert arbeiten können, sind erledigt. Das E-Mail-Programm ist noch geschlossen.

Jetzt geht´s an den ersten BIG POINT.
Das E-Mail-Programm ist immer noch geschlossen. Alles, was ich dafür brauche, liegt vor mir, weil ich gut vorbereitet bin.

Meist lässt der fremdgesteuerte Overwrite des eigenen Tagesplanes nicht allzu lange auf sich warten und die Produktion, Chefs und Probleme übernehmen mit ihrer Dinglichkeitsforderung das Steuer. Jetzt schlagen unbarmherzig und rücksichtslos die ungeplanten Ereignisse zu und du bist hoffentlich schon einen guten Schritt mit den eigenen Prioritäten voran gekommen, denn dazu kommst du erst wieder, wenn du die Vordrängler und Katastrophen in angemessener Aufmerksamkeit bearbeitet hast.

Jetzt ist auch der Zeitpunkt, an dem du dein E-Mail-System bedenkenlos starten kannst.

Du bist aus deinem eigen Fokus gerissen worden. Deine Prioritäten ändern sich eh gerade. Dann macht es Sinn, die gerade eingeworfene Dinglichkeit kurz mit den bis dato hereingekommen Mails anhand der Überschrift abzugleichen.
Hier bitte keine Angst vor falschen Entscheidungen. Wer keine aussagekräftige Überschrift verwendet, muss warten, bis er dran ist.

Wichtig: Tue alles mit messerscharfer Konzentration und tue nur eine Sache, diese aber mit voller Kraft und vollem Einsatz. Dein Gegenüber bzw. die aktuelle Problemlösung hat die volle Aufmerksamkeit verdient.

Wenn ich zu einem Problem gerufen werde, verlange ich immer eine kurze Beschreibung. Dann kann ich die Priorität einordnen (alles stehen und liegen lassen und los, oder "später" oder "terminiert geplant" oder "gar nicht"). Weiterhin weiß ich, was ich mitnehmen muss. Unnütze Wegezeit ist massive Verschwendung. Auf dem Weg zum Problem bildet sich innerlich bereits das Einfluss-Möglichkeiten-Diagramm im Kopf und die möglichen Ursachen werden schon mal nach Wahrscheinlichkeiten geordnet. Angekommen, kurzes eigenes Bild von der Situation und los geht´s mit der Problemlösung. Anschließend noch Trigger setzen zur Erfolgskontrolle, dann meldet sich der Problemlösungspunkt selbständig und ich bekomme ein Feedback, ohne selbst hinterherrennen zu müssen. Klappt das nicht, gib es von mir Feedback.

Der Fokus und die Aufgabenverteilung erfolgt somit immer unter der Prämisse, wer kann am besten und mit dem geringsten Eigenaufwand zur Lösung beitragen oder die notwendigen Informationen liefern.

So ein Tag ist immer interessant, abwechslungsreich und mit Erfolgserlebnissen durchsetzt. Wenn mal was nicht klappt, ist doch immer der Weg interessant und ich lerne mit Sicherheit etwas Neues.
Deshalb mag ich diesen Job und die hier aufgezeigte Strategie.

Dass mein Chef manchmal angesäuert ist, weil er mir kurzfristig einen Termin eingestellt hat, den ich nicht registriere, weil mein E-Mail-System manche Tage erst 10:00 oder später gestartet wird, fällt im Vergleich mit den erreichten Vorteilen und Ergebnissen nicht wirklich ins Gewicht und wirklich böse ist er mir auch nicht, weil er meine Vorgehensweise kennt. Wenn es wirklich wichtig ist, findet er einen Weg, mich alternativ zu kontaktieren.